اسس اداره المشاريع الهندسيه

أولاً : التخطيط

مقدمة عن التخطيط :

يعرف التخطيط على إنه ( عملية ذهنية تختص بالتحديد مقدمًا لما يجب انجازه من قبل شخض أو جماعة خلال فترة زمنية محددة لانجاز أهداف محددة مستعينين بسياسات و جراءات و قواعد و استراتيجيات موضوعة من قبل الإدارة العليا )
أهمية التخطيط :

الغرض الرئيسي من التخطيط هو تزويد المديرين بخطة واضحة تكون بمثابة الخطوط التنفيذية . تحدد ما ينبغي عمله في المستقبل . هذه الخطة تحدد لكل مدير برنامج العمل المطلوب منه إنجازه في فترة زمنية مستقبلية .
ما هي عملية التخطيط :

تقوم عملية التخطيط أساسًا على فهم العوامل و العناصر التي تشكل في مجموعها الحاضر و الواقع . إن الفهم الدقيق و الموضوعي لمكونات البيئة الداخلية للمؤسسة و البيئة الخارجية المؤثرة عليها أمر في غاية الضرورة ، خاصة إذا عرفنا بان المخطط الناجح يعتمد كليًا على فهم هذه العوامل ، لذلك و حتى يتمكن من اتخاذ القرار المتعلق بالمستقبل ، ووضع الخطط الناجحة لمواجهة أي تغيرات ، فإن عليه أن يكون قادرًا على التنبؤ الدقيق لما سيكون عليه المستقبل . و حتى يمكن ذلك نرى إنه لابد من توفر قدر كبير و كافٍ من المعلومات الدقيقة بصورة صحيحة ، لذا نرى أن جميع الحقائق يجب أن توضع أمام المخطط بصورة أرقام و نسب رياضية ثم معالجتها و تحليلها ثم رسم الخطط المناسبة بناءً على هذا الفهم و التحليل .

ما هي صفات الخطة الجيدة :
و حتى تكون الخطة جيدة نرى إن على المخطط كسب الخطة صفتان رئيسيتان هما :

1 – الثبات و الإستقرار :

و معنى ذلك ، هو الابقاء على الخطة الرئيسة ما دامت هذه الخطة مناسبة و البيئة مستقرة . إن هذه لا يعني عدم إدخال بعض التغييرات إذا كان هذا أمرًا مناسبًا و ذلك لأن طبيعة أي عمل تجيز ادخال بعض التغيرات إذا ما اقتضت الضرورة . لكن يجب التذكير إن كثرة التغيرات قد تربك الموظفين و تسيء إلى انسيابية العمل .
2 – المرونة

و يقصد بالمرونة هنا هو اكساب المخطط للخطة القدر الكافي للتكيف و الاستجابة للأمور المستجدة أو التغييرات البيئية ، و يتم ذلك باللجوء إلى استخدام الخطط التكتيكية أو قصيرة الأجل لمعالجة أي طارىء . و يجب التذكير هنا إن الخطط التكتيكية هذه يجب أن تظل ضمن الإطار العام للخطة طويلة الأجل .

 

 

 

 

 

إن الخطة ما هي إلا طريقة محددة مسبقًا لأداء عمل أو اتمام شي محدد ، و هذا بدوره يقتضي تحديد الأهداف و وسائل تحقيقها بشكل دقيق منظم .

و يمكن التعبير عن الخطة في شكل مقوله مكتوبة أو قد يتم التعبير عنها بشكل أرقام و نسب مئوية أو رسومات و خرائط .
كما تختلف الخطط حسب مدتها ، فمنها ما هو طويل الأجل ، و متوسط الأجل ، و قصير الأجل و كل خطة من هذه الخطط تخدم غرضًا محددًا .
أنواع التخطيط :

للتخطيط أنواع عدة ، وهي مقسمة على أساس الزمن ، أو درجة الاستعمال و التكرار . أما أنواع التخطيط من حيث الزمن فإنها تقسم إلى ثلاثة أنواع و هي :
1 – التخطيط طويل الأجل :

يسمى التخطيط طويل الأجل بالتخطيط الإستراتيجي نظرًا لأهميته ، و ارتباطه بتحقيق أهداف المؤسسات على المدى البعيد . و يمكن القول بأن الخطة التي تمتد من 3 – 5 سنوات تعتبر خطة طويلة الأجل في معظم الأحيان ، إلا إنه يجب التذكير بأن بعض الشركات تحتاج إلى عشر سنوات فأكثر حتى تعتبر خطتها بأنها خطة طويلة الأجل .
2 – التخطيط متوسط الأجل :

الفترة الزمنية لهذا التخطيط 1 – 3 سنوات في معظم الأحيان و عند معظم المؤسسات ، و يستفاد من هذا النوع من انواع التخطيط في معالجة الانحرافات التي قد تظهر في الخطة طويلة الأجل و إعطائها درجة أعلى من المرونة لمواجهات التغيرات البيئية .
3 – التخطيط قصير الأجل :

تغطي هذه الخطة الفترة من اسبوع إلى سنة عند معظم المؤسسات ، و يستفاد منها في معالجة الأوضاع المستجدة و الطارئة التي لا تسمح بالإنتظار ، كذلك تستعمل في الأعمال الإدارية الأسبوعية و الشهرية .
ثانيًا : التنظيم

تعريف التنظيم :

يقصد بالتنظيم : تحديد الأعمال المطلوب تنفيذها لتحقيق الأهداف التي تم تحديدها من قبل و تجميع هذه الأعمال في مجموعات متجانسة تكون هي الأساس لتحديد وحدات التنظيم و أيضًا لتحديد السلطات و المسؤوليات و العلاقات بين هذه الوحدات بعضها البعض .

إن التنظيم يوفر الوسائل التي تمكن الأفراد من العمل مع بعضهم بكفاءة في سبيل تحقيق الأهداف فهو الذي يوحد جهود الأفراد عند قيامهم بأعمالهم .
وظيفة التنظيم :

إن الوظيفة الإدارية الثانية هي وظيفة التنظيم . و التنظيم هو عملية تجميع الأنشطة و الموارد في وحدات بطريقة منطقية و مناسبة . يترتب على هذا التجميع تكوين عدد من الإدارات و الأقسام ، يسهم كل منها في أداء عمل أو مجموعة أعمال متميزة . هذه الغدارات و الأقسام و إن كانت منفصلة أو مستقلة ، إلا أنها تعتبر في نفس الوقت أجزاءً مكملة لبعضها البعض ، و تكون فيما بينها كلا متكاملاً هو المنظمة .

و هنا يتمثل الدور الأكبر لوظيفة التنظيم ، و هو تحديد سلطة و مسؤولية رئيس كل قسم و كل إدارة طبقًا لنوع و حجم و أهمية الأعمال المخصصة لكل منها ، و عدد العاملين بها .
كذلك فإن وظيفة التنظيم تتضمن تحديد طرق التعاون و الاتصال بين الأقسام و الإدارات المختلفة ، و وضع كل ذلك في رسم توضيحي يسمى الخريطة التنظيمية .
إن للتنظيم أهمية لكون أن التنظيم يُحتاج إليه في مختلف الأنشطة التي تمارسها المنشأة . فيحتاج إليه مدير التسويق و مدير الإنتاج و مدير الأفراد … إلخ .
الفوائد المتحققة من القيام بالوظيفة التنظيمية :

1 – تحقيق التوزيع العلمي للأعمال و الوظائف القائم على إسناد العمل و الوظيفة للشخص القادر على أدائها و الراغب في أدائها .
2 – القضاء على الإزدواجية في العمل من خلال تحديد عمل كل فرد .
3 – تحديد العلاقات بين الأفراد العملين في المنشأة .
4 – تحديد السلطة الممنوحة للأفرادو طرق ممارسة هذه السلطة .
5 – تساعد على تحقيق التنسيق بين النشاطات المختلفة للمنشاة و بفاعلية حتى يمكن تحقيق علاقات إدارية جيدة .
6 – تساعد على تحقيق المرونة عن طريق الغستجابة للتغيرات التي تحدث سؤاء في التكنولوجيا المستخدمة أو في الظروف الخارجية .
7 – تساعد على وضع اجراءات و معايير يمكن على أساسها قياس العمل .
8 – تساعد على تطوير الأفراد عن طريق تدريبهم مما يؤثر بشكل إيجابي على طرق إتخاذهم للقرارات .
9 – تساعد على توضيح خطوط الإتصال و نقل القرارات إلى جميع أجزاء المنشاة .
أنواع التنظيم :

تم تصغير هذه الصورة. اضغط هنا لمشاهدة الحجم الكامل. أبعاد الصورة الاصلي هو 1000*807 و بحجم 106 كيلوبايت.

أولاً : التنظيم الرسمي :

هو الذي يهتم بهيكل المنشاة و تحديد العلاقات بين الأفراد فيها و تقسيم الاعمال و توزيع الإختصاصات و تحديد السلطات و المسؤوليات في المنشاة .

و للتنظيم الرسمي عدة أشكال و أهمها هي :

1- التنظيم الرأسي

2 – التنظيم الوظيفي

3 – التنظيم الوظيفي الرأسي ( الإستشاري )

4 – التنظيم العضوي أو الطبيعي أو المفتوح
ثانيًا : التنظيم الغير رسمي :

هو عبارة عن شبكة من العلاقات الشخصية و الإجتماعية التي تنشأ و تنمو و تستمر بين أفراد التنظيم نتيجة وجودهم في مكان واحد هو مكان العمل و هو ينشأ بطريقة عفوية .
ثالثاً : التشجيع

تعريف التشجيع :

يعرف التشجيع على إنه ( شعور أو قوة داخلية محركة للفرد تدفعه إلى القيام بأعمال تحقق له رغباته و تشبع حاجاته ) .
أهمية التشجيع :

يعتبر موضوع التشجيع من المواضيع الإدارية الهامة التي تشكل ركنًا أساسيًا من أركان علم الإدارة . و لان موضوع التشجيع هو من المواضيع الإنسانية التي يصعب قياسها أو وضع قانون محدد لها .

يبحث المدراء دائمًا عن الوسائل التي يمكن من خلالها تشجيع العاملين و جعلهم ينجزون الأعمال المانطة بهم بأسرع وقت ممكن و بأقل تكاليف ممكنة . أي أن المدراء يسعون إلى زيادة الطاقة الإنتاجية لمرؤوسيهم من خلال استعمل الوسائل الحافزة للعمال كي يضاعفوا من طاقاتهم الإنتاجية و تحسين مستوى ادئهم .